Direzione Studio

SISTEMA PROFESSIONISTA - DIREZIONE STUDIO

L'editoria diventa anche software: la risposta quotidiana per affrontare le pratiche professionali.

In ogni Studio si lotta contro il tempo e non bastano mai le risorse.
Non c'e' il tempo, per studiare e approfondire sia le novità normative sia nuovi ambiti di intervento professionale. Occorrono più risorse, in termini di fonti informative, organizzazione, competenze e tecnologia, per avere la certezza di saper rispondere, in modo efficace ed efficiente, alle richieste dei propri clienti e dirigere la propria attività nella giusta direzione.

Per guadagnare tempo non occorre cambiare organizzazione e modo di lavorare.

Una gamma completa di software e centinaia di percorsi operativi collegati ai contenuti editoriali: ecco la soluzione completa e di immediato utilizzo che IPSOA offre per affrontare con sicurezza adempimenti e incarichi professionali, e dirigere lo studio sulla base delle informazioni generate quotidianamente durante lo svolgimento delle varie attività.
Con Direzione Studio sperimentate un concreto guadagno di tempo, precisione e tranquillità.
Infatti il primo obiettivo di Direzione Studio e' quello di aiutare titolari e collaboratori a svolgere il lavoro di ogni giorno. Per questo coniuga editoria on line e software, per offrire, in un'unica soluzione, l'autorevolezza riconosciuta del patrimonio informativo IPSOA.
I contenuti editoriali IPSOA on-line sono collegati ai software attraverso gli Assistenti:
professionisti e collaboratori hanno così a disposizione una ricca dotazione di Modelli di pratiche, oltre 300 solo per l'ambito fiscale e societario, con check-list dettagliate con tutti i passi da compiere per ogni pratica; tutte le novità normative già selezionate, le sintesi e gli approfondimenti d'autore, gli schemi e le indicazioni operative, la documentazione ufficiale, i formulari e gli esempi.
Il secondo obiettivo e' quello di permettere la direzione dello studio. Per questo la soluzione IPSOA raccoglie in modo automatico, ed elabora, i dati sull'avanzamento lavori, sull'impegno delle risorse, sulla redditività dei clienti e dei servizi erogati dallo studio, senza richiedere del lavoro aggiuntivo al personale di studio.

Sistema Professionista Direzione Studio e' una risorsa efficiente al servizio dello studio.
Per il personale di studio diventa così più agevole affrontare il lavoro di ogni giorno e le nuove richieste dei clienti, potendo contare su un efficiente "collega" informatico, che conosce le procedure e la normativa, ed e' al servizio di tutti. Un collaboratore esperto e costantemente aggiornato che:
- mette a disposizione degli operatori dello studio una guida sicura e affidabile per gestire ogni pratica, nel rispetto degli adempimenti previsti dalla legge e delle prassi operative abituali dello Studio
- facilita la pianificazione e l'assegnazione dei lavori, sia a livello di collaboratore che a livello di studio, direttamente sull'agenda dell'incaricato
- avvia gli strumenti informatici necessari all'esecuzione di un lavoro direttamente dalla check-list
- seleziona le informazioni normative, d'autore e operative, rendendole disponibili alla consultazione direttamente dalla pratica a cui sono collegate
- verifica in tempo reale l'avanzamento lavori per singola pratica, per tutte le pratiche, per uno o per tutti i clienti, offrendo a chi decide gli elementi per intervenire in tempo utile sulle situazioni critiche
- tiene sotto controllo il rispetto delle scadenze normative collegate all'esecuzione delle pratiche
- crea un fascicolo elettronico di tutti i documenti, ricevuti e prodotti nello svolgimento di una pratica per il Cliente
- conserva e traccia il rapporto tra Studio e Cliente
- rileva il tempo dedicato al singolo Cliente e alla pratica, senza farlo perdere al personale di studio.

I benefici di Sistema Professionista Direzione Studio sono concreti e nascono da caratteristiche uniche
Per impostare una pratica, quale la costituzione di una società, o il contratto di affitto di un immobile strumentale, si può richiamare una traccia che riporta tutti i passi da compiere, con le indicazioni operative e gli strumenti aggiornati, le informazioni autorevoli e tempestive per portarla a termine con tre importanti vantaggi:
Sicuri alla meta. Gli Assistenti alle Pratiche, le check-list aggiornate e i collegamenti mirati alla documentazione on line, offrono l'autorevolezza e la competenza specifica a supporto della gestione quotidiana delle pratiche, anche le più complesse; un sistema per ridurre la possibilità di disattenzioni ed elevare la qualità dei servizi offerti.
Più tempo utile. Lo studio scopre che utilizzando Direzione Studio guadagna tempo in ogni fase della pratica: nell'impostazione, nell'esame delle fonti normative, nella creazione del fascicolo, nell'esecuzione delle singole attività, nella condivisione delle informazioni con i colleghi e con il cliente. Il tempo guadagnato permette di lavorare con meno stress anche in presenza di picchi o situazioni di emergenza.
Nella direzione giusta. Direzione Studio integra in un unico desktop tutta la tecnologia funzionale all'attività e attraverso semplici automatismi permette di avere la piena visibilità e il controllo dei ricavi, dei costi, dell'avanzamento lavori e dei carichi di lavoro delle vostre risorse. Per dirigere lo Studio, senza svolgere attività aggiuntive.

e durano nel tempo
- Professionisti e collaboratori lavorano in modo guidato, senza partire dal "foglio bianco", seguendo dei percorsi che permettono di raggiungere i risultati in modo preciso e sicuro per tutte le principali attività professionali. Sono più di 300 le pratiche professionali giù impostate per l'area fiscale e societaria, con i contenuti e l'aggiornamento garantito da IPSOA. In pochi minuti si può creare un fascicolo elettronico, le informazioni e i documenti sono immediatamente reperibili senza uscire dalle applicazioni, senza interrompere il lavoro di altri e senza perdere tempo.
- I percorsi guidati, i modelli, le informazioni e il collegamento diretto agli strumenti software agevolano l'apprendimento della soluzione, anche ai nuovi collaboratori dello studio e permettono di affrontare con maggiore tranquillità i picchi di lavoro e le richieste improvvise
- Tutte le informazioni e solo quelle che servono per conoscere, operare e decidere sono già a portata di mano. e' questione di un attimo trovarle, e con precisione garantita.
- Chi dirige può definire diversi profili per le persone dello studio in base alle loro mansioni, alle loro competenze e alle specifiche esigenze; diventa davvero semplice programmare, pianificare e controllare l'avanzamento dei lavori e la redditività del proprio business, in modo automatico, senza appesantire la struttura di ulteriori carichi di lavoro;
- Anche la tecnologia che serve e' a portata di mano, parte integrante del sistema dello studio per rendere più fluidi i processi di lavoro.
Dal menu di Direzione Studio sono immediatamente accessibili l'Impostazione dei dati dello studio, la gestione della Privacy dello studio, la Gestione delle Pratiche Professionali e i Report e le statistiche.
Gli Assistenti alle Pratiche Professionali, che contengono le check-list, sono collegati alla Gestione Pratiche e costituiscono un punto di forza esclusivo della soluzione IPSOA con il collegamento diretto al mondo dei contenuti e delle banche dati on-line.

L'Assistente alle Pratiche Professionali
E' lo strumento per fare il lavoro. L'Assistente contiene una raccolta di Modelli di pratica che sono veri e propri percorsi per procedere in modo efficiente e sicuro nello svolgimento delle attività. In base alle proprie necessità e consuetudini operative lo Studio può utilizzare integralmente i Modelli, oppure li può adattare tralasciando i passaggi ritenuti non rilevanti oppure introducendo nuovi elementi. In questo modo lo studio otterrà dei propri Modelli personalizzati, implementabili e riutilizzabili nel tempo.
Ogni Modello contiene la check-list delle attività da eseguire, l'elenco dei lavori, le scadenze da rispettare, i formulari necessari, il collegamento all'Assistente on-line.
Ogni Modello rimanda a una scheda di sintesi on-line curata da IPSOA. Ogni scheda, richiamabile direttamente dalla pratica, inquadra gli aspetti principali dell'argomento, elenca i riferimenti legislativi e i pareri d'autore. Un ulteriore collegamento on line permette all'operatore di accedere direttamente agli approfondimenti contenuti in Guide e Soluzioni e nelle banche dati IPSOA.
Con gli Assistenti alle Pratiche Professionali gli strumenti per eseguire il lavoro e le indicazioni su come eseguire il lavoro sono pienamente integrati.
Gli Assistenti alle Pratiche mettono a disposizione del Commercialista un'esauriente dotazione di Modelli di Pratiche professionali:
- Fiscale e Societario: costituzioni e variazioni di società, enti e imprese individuali.
- Contenzioso: con particolare riferimento al contenzioso tributario.
- Successioni: le pratiche di maggiore utilizzo connesse alla gestione delle successioni.

La garanzia di un costante e tempestivo aggiornamento on-line, l'integrazione con i software, l'autorevolezza degli autori e l'affidabilità delle fonti sono i punti di forza che rendono gli Assistenti alle Pratiche uno strumento indispensabile. Gli Assistenti sono costantemente adeguati alle novità e arricchiti di informazioni per rendere rapido, sicuro e confortevole l'iter di ogni pratica.
Vantaggi esclusivi
- Supporto normativo: la certezza di utilizzare un modello di pratica (check-list, scadenze, formulari) costantemente allineato all'evoluzione normativa con tutta l'autorevolezza delle redazioni e degli autori IPSOA
- Supporto operativo:
- le check-list delle attività da eseguire, le scadenze da rispettare, il formulario, il collegamento agli Assistenti on-line
- la creazione del fascicolo relativo alla pratica da svolgere per il Cliente, con la generazione automatica dei documenti
- una guida per coordinare gli operatori coinvolti nell'esecuzione della pratica
- Supporto informativo:
- la certezza di consultare una scheda sintetica di inquadramento dell'argomento sempre aggiornata in tempo reale
- l'accesso diretto ai riferimenti normativi e pareri d'autore riferiti alla pratica.

Gestione Pratiche Professionali

Gestione Pratiche permette l'apertura e la gestione degli incarichi svolti per il Cliente, seguendo un iter ordinato che conduce al risultato.
Ad ogni operatore dello studio, Pratiche Operative offre una serie di funzionalità facilmente attivabili che permettono di seguire un Modello di Pratica, presente nelle Guide alle Pratiche, oppure di crearlo, in base alle proprie esigenze, anche a partire dai Modelli forniti e aggiornati da Ipsoa, già collegati al programma da eseguire in Sistema Professionista.
Per il corretto svolgimento della pratica lo studio potrà scegliere se seguire le check-list disponibili nei Modelli delle Guide o quelle create dallo studio stesso.
Ogni Pratica presenta una check-list di Attività che a loro volta propongono l'elenco dei Lavori da effettuare.

Nel caso in cui lo studio scelga di creare dei propri Modelli e delle proprie check-list potrà facilmente collegare direttamente ad un lavoro il software/il sito web/il documento da utilizzare per eseguirlo.
Per poter tenere sotto controllo l'avanzamento dei lavori nel rispetto delle scadenze, la Gestione delle Pratiche permette di inserire la scadenza operativa, definita dallo Studio stesso, e la scadenza normativa, imposta per legge. In ogni momento lo studio potrà così visualizzare in tempo reale lo stato di avanzamento lavori delle pratiche, delle attività e dei lavori.
Per rispondere ad eventuali esigenze di riservatezza, la pratica può essere assegnata a uno o più operatori definiti.
Tutti i documenti relativi alla pratica, sia quelli generati dallo studio sia quelli ricevuti dall'esterno tradotti in formato digitale, sono raccolti automaticamente in una specifica cartella che, all'occorrenza, potrà diventare parte del fascicolo del cliente.

In sintesi lo studio può:
- Definire una check-list di esecuzione delle pratiche nel rispetto degli adempimenti obbligatori per legge e delle modalità operative abituali
- Pianificare i lavori, sia a livello di collaboratore che a livello di studio
- Richiamare gli strumenti informatici, necessari all'esecuzione di un lavoro, direttamente dalla check-list Direzione Studio permette di ottenere i seguenti vantaggi in modo automatico, senza aggiungere altro lavoro:
- Verificare l'avanzamento lavori sulla singola pratica o per tutte le pratiche in corso permettendo di intervenire in tempo utile sulle situazioni critiche
- Monitorare il rispetto delle scadenze normative collegate all'esecuzione delle pratiche
- Consultare la normativa collegata alla pratica direttamente dalla pratica stessa

Pianificazione

E' - nel contesto di Gestione Pratiche Professionali - l'ambito per pianificare sia il proprio lavoro sia il lavoro di altri. La sua caratteristica principale e' la semplicità di utilizzo: per assegnare un lavoro e' sufficiente inserirlo nell'Agenda dell'operatore trascinandolo dall'elenco dei lavori da svolgere.
Naturalmente sarà possibile effettuare la Pianificazione anche partendo direttamente dalla Gestione Pratiche Operative.
In tal modo, ogni mattina gli operatori dello studio trovano i lavori da svolgere sul proprio desktop di Sistema Professionista Direzione Studio, e possono eseguirli, lanciando direttamente dal desktop, le procedure appropriate.
Alla fine della giornata ogni operatore può procedere a pianificare nuovamente i lavori assegnati, ma non terminati nella giornata, sulla base di un Report che evidenzia automaticamente i lavori svolti e quelli no.
In sintesi lo studio può:
- Assegnare rapidamente i lavori, sia a livello di collaboratore che a livello di studio, sull'agenda dell'incaricato, direttamente dalla pratica
- Verificare il carico di lavoro dei singoli operatori prima di assegnare nuovi lavori
- Ottenere, anche a video, lo stato di avanzamento lavori

Agenda

L'Agenda e' la componente di Direzione Studio che permette ad ogni operatore di gestire appuntamenti, impegni e promemoria. Le agende degli operatori sono immediatamente condivise, nel rispetto dei permessi di accesso definiti per ciascun operatore.
L'Agenda può essere il punto di partenza di tutta l'attività dell'operatore, perchè dal lavoro pianificato presente in agenda, egli accede direttamente al programma per eseguirlo. La Gestione Agenda può quindi apportare un effettivo miglioramento all'efficienza del lavoro, basti pensare che l'operatore non esplora più ne' menù di prodotto, alla ricerca dei programmi, ne' cartelle di file, alla ricerca dei documenti, ma richiama entrambi direttamente dalla sua Agenda.
e' disponibile il collegamento e la sincronizzazione con Outlook che rende ancora più agevole la gestione del tempo e degli impegni.
Gli operatori possono, in modo davvero semplice:
- inserire appuntamenti, impegni e promemoria con un clic del mouse, nella propria agenda e anche in quella di altri operatori, se autorizzati
- spostare e modificare appuntamenti, impegni e promemoria con il copia e incolla o trascinando l'elemento, oppure variando la data/orario con la tastiera
- visualizzare e stampare la propria agenda
- inserire impegni personali, visibili al solo operatore
- eseguire i lavori presenti in agenda
- indicare per ogni appuntamento/impegno o promemoria la pratica e il cliente di riferimento.

I vantaggi sono evidenti:

- la visualizzazione della situazione appuntamenti, impegni e promemoria, compresi quelli personali (visibili al solo operatore che li ha inseriti) e' immediata e consente di organizzare il tempo nel modo più efficiente.
- aumentare la precisione e risparmiare tempo avviando il programma collegato al lavoro, inserito in Agenda in sede di pianificazione.

Report e Statistiche
La caratteristica vincente di Direzione Studio e' la proposta automatica dei tempi di lavorazione: il sistema informativo si alimenta senza richiedere agli operatori di fare un lavoro in più.
In modo automatico rileva il tempo dedicato da ciascun operatore, e dallo Studio nel suo complesso, alla singola pratica, fornendo informazioni utili per migliorare la redditività dello Studio. Oltre al tempo e' possibile inserire una descrizione dell'attività svolta o del colloquio intercorso con il Cliente. In questo modo resta tracciata tutta l'attività svolta, dando al Professionista gli strumenti per sensibilizzare il Cliente sull'operato dello Studio e individuare nuove opportunità di servizio. Un sistema potente e preciso che, mentre ogni operatore effettua il proprio lavoro, permette la rilevazione, automatica o manuale, dei movimenti, ovvero del tipo di attività/lavoro e del tempo dedicato ad una pratica/cliente, con la possibilità di inserire una descrizione del lavoro svolto.
La rilevazione automatica del tempo di utilizzo di un programma avviene attraverso il Timer attivato direttamente dall'esecuzione del lavoro presente nell'Agenda o nelle Pratiche Operative. La rilevazione manuale avviene attivando il Comando Timer, disponibile sulla barra degli strumenti, per effettuare il conteggio del tempo impiegato in compiti o attività non avviate dall'agenda o da un lavoro di pratica. Attraverso il Comando Telefonata, disponibile sulla barra degli strumenti, si attiva in modo rapido la rilevazione della durata di una telefonata; l'operatore può inserire anche un sintetico riepilogo della telefonata stessa.

Infine, un dettagliato sistema di reportistica, utilizzando le informazioni contenute nella base dati di Sistema Professionista, genera elaborati di controllo, anche personalizzati, e situazioni puntuali sull'andamento dello studio.
In sintesi, dal normale svolgimento dell'attività quotidiana, Direzione Studio permette in modo automatico o semplificato di:
- Conoscere il dettaglio delle attività eseguite per conto dei clienti
- Controllare il tempo impiegato nell'esecuzione di una pratica
- Valutare la redditività di una pratica confrontando i costi, cioè il tempo impiegato, con i ricavi attesi o il forfait chiesto al cliente
- Tracciare le comunicazioni tra il Cliente e gli operatori

L'operatore e il responsabile ottengono il riepilogo delle ore lavorate nella giornata con il dettaglio delle attività, dei lavori e dei clienti per i quali sono state svolte. Compilando il report giornaliero il personale dello studio chiude la giornata di lavoro con una chiara fotografia di quanto ha fatto, potendo valutare e ripianificare ciò che resta ancora da fare.